Une réunion avec des clients, une journée de formation, un petit-déjeuner de travail ou une présentation de produit peuvent avoir des objectifs très différents, mais tous ont un point commun : chaque détail influence l’expérience des participants. Et lorsqu’il est question de nourriture ou de boissons, bien choisir la vaisselle et les accessoires est l’un de ces détails qu’il vaut mieux ne pas laisser pour la dernière minute.
Dans un catering d’entreprise, bien choisir la vaisselle pour catering est essentiel : assiettes, gobelets, couverts, plateaux, serviettes et récipients ne sont pas de simples accessoires. Ils doivent faciliter le service, s’adapter au menu, convenir à l’espace disponible et transmettre une image en accord avec celle de l’entreprise.
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire de compliquer les choses. Si vous savez quel type d’événement vous allez organiser et comment les aliments seront consommés, il devient beaucoup plus facile de déterminer la vaisselle dont vous avez besoin et d’éviter d’acheter des produits qui, au final, ne seront pas pratiques.
Pourquoi est-il important de bien choisir la vaisselle pour un catering d’entreprise ?
Lors des événements professionnels, le rythme est souvent très différent de celui d’un repas traditionnel. Certains participants peuvent arriver ou repartir à différents moments, discuter debout, disposer d’une pause de seulement vingt minutes ou participer à une réunion qu’il vaut mieux interrompre le moins possible.
La vaisselle doit accompagner ce rythme.
Par exemple, une grande assiette lourde peut parfaitement convenir à un repas assis, mais se révéler peu pratique lors d’un cocktail de networking. De la même manière, une tasse élégante peut être idéale pour une réunion de direction, tandis qu’un gobelet avec couvercle sera souvent plus pratique pour un petit-déjeuner organisé pendant une journée de formation.
Bien choisir permet de :
- faciliter l’installation et le rangement ;
- permettre aux participants de manger et boire confortablement ;
- limiter les renversements et les incidents ;
- mieux présenter les aliments ;
- conserver une esthétique cohérente avec l’événement ;
- optimiser les quantités et le budget ;
- réduire l’utilisation de matériel inutile.
L’objectif ne devrait donc pas être d’utiliser le plus de vaisselle possible, mais de disposer exactement des éléments nécessaires pour chaque service.
Avant de choisir : analysez le type d’événement
Pour bien organiser un catering d’entreprise, il est essentiel de définir les besoins de l’événement avant de choisir la vaisselle.
Avant de remplir votre panier d’assiettes, de gobelets et de couverts, il vaut la peine de répondre à cinq questions.
Combien de personnes participeront ?
Le nombre d’invités détermine les quantités nécessaires, mais il peut également modifier complètement l’organisation du service.
Une réunion de dix personnes permet de préparer une table où chaque place est parfaitement organisée. Pour un événement de cent participants, en revanche, il peut être beaucoup plus efficace de prévoir plusieurs zones en libre-service.
Il est également conseillé de prévoir une petite marge supplémentaire par rapport au nombre de participants attendu afin de couvrir les arrivées de dernière minute, les pièces qui pourraient tomber ou une consommation plus importante que prévu.
Les participants seront-ils assis ou debout ?
Cette question influence une grande partie du choix de la vaisselle.
Pour manger debout, il vaut mieux privilégier de petites assiettes, des récipients faciles à tenir, des gobelets pratiques et des préparations qui nécessitent peu de couverts.
Si chaque participant dispose d’une place à table, vous pouvez opter pour des assiettes plus grandes et organiser un service plus complet.
Quels aliments et quelles boissons seront servis ?
Le menu doit toujours être choisi avant la vaisselle.
Une viennoiserie, un velouté, une salade, un plat en sauce ou un apéritif chaud ne nécessitent pas le même type de récipient. Il faut également vérifier les caractéristiques spécifiques de chaque produit si vous avez besoin d’une résistance particulière aux graisses, aux liquides ou à certaines températures.
De plus, tout matériau destiné à entrer en contact avec des aliments doit respecter la réglementation applicable aux matériaux en contact avec les denrées alimentaires. Il convient donc de toujours vérifier les conditions d’utilisation indiquées pour chaque produit.
Il en va de même pour les boissons : café, eau, sodas, vin ou cocktails nécessitent des formats différents.
Combien de temps durera le service ?
Lors d’une pause-café de quinze minutes, la rapidité est généralement la priorité.
En revanche, pendant une journée de huit heures, vous pouvez prévoir un petit-déjeuner, des boissons au cours de la matinée, un repas et une nouvelle pause l’après-midi. Dans ce cas, il est préférable de calculer les besoins en vaisselle pour chaque moment afin d’éviter aussi bien les ruptures que les achats excessifs.
Quelle image souhaitez-vous transmettre ?
Le catering d’entreprise fait également partie de la mise en scène de l’événement.
Une présentation de produit, une réunion interne et une réception destinée à des clients importants peuvent nécessiter différents niveaux de formalité.
Les couleurs, les matériaux, les finitions et le design permettent d’adapter facilement la table au contexte, sans pour autant devoir réaliser une mise en place complexe.
Quelle vaisselle choisir selon le type de catering d’entreprise ?
Il n’existe pas de vaisselle parfaite pour tous les événements. Le bon choix dépend avant tout de la manière dont les participants vont consommer les aliments.
Réunions et petits-déjeuners de travail
Lors d’une réunion, le service doit rester discret et ne pas interrompre les conversations.
Pour le café, les viennoiseries, les fruits ou les petites bouchées, vous pouvez prévoir :
- des gobelets ou tasses pour les boissons chaudes ;
- des gobelets pour l’eau et les boissons froides ;
- de petites assiettes ;
- des serviettes de petit format ;
- des plateaux pour présenter les aliments ;
- des cuillères ou des agitateurs lorsque cela est nécessaire.
Une bonne astuce consiste à éviter les éléments trop volumineux. Plus la table reste compacte, plus les participants disposent d’espace pour leurs ordinateurs, documents et autres supports de travail.
Coffee breaks et journées de formation
Dans un catering d’entreprise organisé sous forme de coffee break, la rapidité et la fluidité du service sont essentielles. Les participants disposent généralement de peu de temps. Il est donc préférable de créer un parcours simple : boisson, nourriture, serviette, puis sortie.
Les petites assiettes, les gobelets faciles à transporter et les aliments de type finger food permettent de limiter les files d’attente. Lorsque le nombre de participants est élevé, il peut également être utile d’installer plusieurs points de service.
Si la journée se poursuit après la pause, accordez une attention particulière aux déchets et aux zones de collecte. Une organisation claire permet d’éviter que les gobelets et serviettes ne se retrouvent éparpillés dans toute la salle.
Repas d’entreprise et réunions de longue durée
Lorsque le menu remplace un repas complet, la vaisselle doit offrir davantage de confort.
Vous pouvez avoir besoin de :
- grandes assiettes ;
- petites assiettes ou récipients pour les entrées ;
- couverts ;
- gobelets ou verres ;
- serviettes de plus grand format ;
- plateaux et plats à partager ;
- petits récipients pour les sauces ou accompagnements.
Si le service est organisé sous forme de buffet, privilégiez des assiettes résistantes mais suffisamment légères pour pouvoir être transportées facilement d’une seule main.
Il est également préférable d’éviter de remplir les assiettes avec trop de petits éléments qui obligeraient les participants à effectuer plusieurs allers-retours.
Cocktails, présentations et événements de networking
C’est probablement le type d’événement où la vaisselle joue le rôle le plus visuel.
Les miniatures pour catering, verrines, petites assiettes, cuillères de dégustation, cônes ou récipients individuels permettent de présenter différentes préparations sans devoir dresser une table traditionnelle.
Dans ce type de catering d’entreprise, une règle est particulièrement utile : l’invité doit pouvoir manger confortablement tout en poursuivant une conversation.
S’il a besoin d’une assiette, d’un couteau, d’une fourchette et d’une table pour pouvoir goûter un apéritif, le format choisi n’est peut-être pas le plus adapté à un événement où les participants circulent.
Quel matériau choisir pour la vaisselle ?
Une fois le format défini, une autre décision importante se présente : le choix du matériau.
Il n’existe pas de matériau universellement supérieur aux autres. Il faut prendre en compte l’esthétique, la résistance, le type d’aliment, le besoin éventuel de réutilisation et les conditions du service.
Le choix du matériau pour un catering d’entreprise dépend donc autant du menu que du type de service et de l’image recherchée.
Carton et kraft
Les formats en carton sont très courants pour les petits-déjeuners, coffee breaks, dégustations et services informels.
Leur esthétique simple convient particulièrement bien aux événements qui recherchent une présentation actuelle et fonctionnelle. Il existe par ailleurs de nombreux modèles d’assiettes, de gobelets, de barquettes et de récipients aux designs très variés.
Il est important de toujours vérifier les spécifications de chaque produit, notamment lorsque vous devez servir des liquides, des aliments gras ou des préparations chaudes.
Vaisselle réutilisable
Lorsque vous recherchez une présentation plus soignée sans nécessairement utiliser de la vaisselle traditionnelle, les assiettes, gobelets et verres réutilisables peuvent constituer une option intéressante.
Ils conviennent bien aux événements récurrents, aux réceptions d’entreprise et aux services où l’esthétique joue un rôle particulièrement important.
Avant de les choisir, n’oubliez pas que vous devrez également organiser leur collecte, leur stockage et leur nettoyage.
Pulpe et fibres végétales
Les récipients fabriqués à partir de fibres végétales offrent une esthétique naturelle et sont généralement disponibles sous forme d’assiettes, de bols, de plateaux et de nombreux autres formats.
Ils peuvent être particulièrement intéressants lorsque vous recherchez une présentation simple associée à des pièces rigides et fonctionnelles.
Comme pour tout autre matériau, la compatibilité avec la température, le micro-ondes, les liquides ou les aliments gras dépend du produit concerné et doit toujours être vérifiée avant utilisation.
Bois et bambou
Les piques, brochettes, couverts et petits accessoires de présentation en bois ou en bambou peuvent apporter une touche naturelle à la mise en scène.
Ils sont particulièrement adaptés aux dégustations, aux apéritifs et aux préparations de petite taille.
La présentation aussi transmet un message
Imaginez deux entreprises servant exactement le même menu.
La première utilise des assiettes, des gobelets et des serviettes choisis sans aucune cohérence. La seconde conserve les mêmes tons, utilise des récipients proportionnés à la taille de chaque préparation et organise la table de manière harmonieuse.
La nourriture peut être identique, mais la perception de l’événement change complètement.
Il n’est pas nécessaire de personnaliser chaque élément avec un logo pour obtenir une présentation cohérente. Il suffit parfois de travailler avec une même palette de couleurs, de conserver un style de vaisselle homogène et de limiter le nombre de matériaux différents.
Lors de rencontres commerciales ou de présentations de produits, cette cohérence devient encore plus importante, car le catering d’entreprise devient une véritable extension de l’image que l’entreprise souhaite transmettre.
Comment calculer la quantité de vaisselle nécessaire ?
Acheter trop signifie dépenser inutilement. Acheter trop peu peut devenir un problème en plein événement.
Dans un catering d’entreprise, anticiper les quantités permet d’éviter aussi bien les ruptures pendant le service que les achats inutiles.
Une formule simple permet de commencer :
Nombre de participants × consommation prévue par personne + marge de sécurité.
La consommation estimée dépend du format de l’événement.
Lors d’un coffee break, une petite assiette par participant peut suffire, tandis que les gobelets peuvent être utilisés en plus grande quantité si plusieurs boissons sont proposées pendant la journée.
Les serviettes ont également tendance à être consommées en plus grande quantité que les assiettes.
Avant de passer commande, préparez un tableau comprenant :
- le nombre de participants ;
- les différents moments de consommation ;
- le nombre d’assiettes nécessaires par service ;
- les gobelets ou verres nécessaires selon les boissons ;
- les couverts en fonction du menu ;
- les serviettes ;
- les récipients complémentaires ;
- une marge supplémentaire.
Cette petite préparation permet d’éviter de nombreux achats de dernière minute.
Un exemple simple
Imaginons une réunion de 50 personnes avec café, eau, jus de fruits, viennoiseries et fruits.
Plutôt que de commander automatiquement cinquante unités de chaque produit, réfléchissez à leur utilisation réelle.
Chaque participant aura probablement besoin d’une assiette, mais pourra consommer plusieurs boissons. Les serviettes auront également tendance à être davantage utilisées que les assiettes.
Le calcul doit donc tenir compte de ces habitudes de consommation avant d’ajouter une marge raisonnable pour les imprévus.
Erreurs fréquentes lors du choix de la vaisselle pour un événement d’entreprise
Certaines erreurs sont faciles à éviter.
Choisir l’esthétique avant la fonctionnalité
Un récipient peut être très élégant tout en étant peu pratique pour la préparation que vous souhaitez servir.
Commencez toujours par le menu et le mode de consommation. Le design vient ensuite.
Utiliser des assiettes trop grandes
Cette erreur est particulièrement fréquente lors des cocktails et événements où les participants restent debout.
Un récipient proportionné à la taille de la portion est généralement plus pratique et améliore également la présentation visuelle.
Oublier les petits accessoires
Petites cuillères, agitateurs, couvercles, serviettes, cure-dents ou récipients pour sauces peuvent sembler secondaires… jusqu’au moment où ils manquent.
Intégrez-les à votre planification dès le début.
Mélanger trop de styles
Un peu de variété peut enrichir la présentation. Trop de variété peut donner l’impression que la table a été organisée sans réelle cohérence.
Essayez de conserver un fil conducteur entre les matériaux, les couleurs et les formes.
Ne pas penser au rangement après le service
L’événement ne se termine pas lorsque la dernière assiette est servie.
Décidez à l’avance où les éléments utilisés seront déposés, comment les différents déchets seront triés et qui sera chargé de débarrasser chaque zone.
Checklist pour préparer la vaisselle de votre prochain catering d’entreprise
Avant de passer votre commande, vérifiez que votre catering d’entreprise est bien préparé en passant en revue les points suivants :
- Combien de participants sont attendus ?
- Seront-ils assis ou debout ?
- Quel sera le menu ?
- Quelles boissons seront proposées ?
- Y aura-t-il un ou plusieurs services au cours de la journée ?
- Avez-vous besoin de récipients pour aliments chauds, froids, liquides ou gras ?
- Les participants disposeront-ils d’une table pour poser leur assiette ?
- Avez-vous besoin de couvercles ou de solutions pour transporter les aliments ?
- Quel niveau de formalité l’événement exige-t-il ?
- Souhaitez-vous conserver une esthétique ou une palette de couleurs particulière ?
- Avez-vous prévu les serviettes, les couverts et les petits accessoires ?
- Avez-vous prévu une marge supplémentaire ?
- Comment la collecte sera-t-elle organisée à la fin de l’événement ?
Si vous pouvez répondre à toutes ces questions, vous avez probablement déjà une idée assez précise de ce dont vous avez besoin.
La meilleure vaisselle est celle qui facilite l’événement
Organiser un bon catering d’entreprise ne consiste pas à remplir une table de produits, mais à faire en sorte que tout fonctionne naturellement.
L’assiette doit correspondre au plat. Le gobelet, à la boisson. La taille des différents éléments doit correspondre à la façon dont les participants se déplaceront. Et l’ensemble doit être cohérent avec l’image et le niveau de formalité que l’entreprise souhaite transmettre.
Lorsque la vaisselle est bien choisie, elle attire rarement l’attention pour elle-même : elle permet simplement de manger, boire, discuter et poursuivre l’événement facilement.
Et cette impression que tout fonctionne comme prévu est probablement l’un des meilleurs signes d’une organisation réussie.